Waktu tunggu di fasilitas kesehatan tidak selalu dipengaruhi oleh lamanya pemeriksaan medis. Sebagian waktu pasien juga tersita untuk menyelesaikan berbagai tahapan administrasi, termasuk mengisi data skrining kesehatan sebelum memperoleh pelayanan. Persoalan tersebut menjadi perhatian mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Jurusan Informatika, Fakultas Teknik Universitas Negeri Gorontalo dalam merancang pengembangan sistem pelayanan pasien di Puskesmas Kabila, Kecamatan Kabila.

Melalui kegiatan riset akselerasi kolaborasi perguruan tinggi, mahasiswa mengusulkan fitur skrining mandiri berbasis QR Code yang memungkinkan pasien mengisi informasi kesehatan awal melalui telepon pintar masing-masing. Rancangan ini diarahkan untuk membantu mempercepat proses pendaftaran sekaligus mengurangi beban petugas dalam melakukan penginputan data secara berulang.

Puskesmas Kabila selama ini telah memanfaatkan aplikasi ePUS atau Electronic Puskesmas sebagai sistem informasi untuk mendukung pengelolaan data dan pelayanan pasien. Penggunaan sistem tersebut telah membantu proses pendaftaran berjalan dengan baik. Namun, berdasarkan hasil pengamatan mahasiswa, pengisian data skrining kesehatan masih sepenuhnya dilakukan oleh petugas setelah pasien menyelesaikan pendaftaran.

Dalam alur tersebut, petugas harus menanyakan dan memasukkan data skrining untuk setiap pasien yang datang. Ketika jumlah kunjungan meningkat, tahapan ini berpotensi memperpanjang waktu pelayanan di loket serta menambah beban kerja petugas. Kondisi tersebut kemudian menjadi dasar bagi tim mahasiswa untuk menyusun rancangan proses yang lebih partisipatif dengan melibatkan pasien secara langsung.

Pada sistem usulan, QR Code akan ditempatkan pada area pelayanan yang mudah dijangkau pasien. Pengunjung cukup memindai kode tersebut menggunakan perangkat masing-masing. Setelah pemindaian dilakukan, sistem akan mengarahkan pasien menuju halaman formulir skrining kesehatan tanpa harus memasang aplikasi tambahan.

Pasien selanjutnya dapat mengisi informasi yang diperlukan sebelum memperoleh pelayanan. Data yang telah dilengkapi dirancang untuk tersinkronisasi dengan sistem ePUS sehingga petugas tidak perlu lagi memasukkan seluruh informasi dari awal. Peran petugas pada loket pendaftaran lebih diarahkan untuk memeriksa kelengkapan dan memvalidasi kesesuaian data yang telah dikirimkan oleh pasien.

Perubahan alur tersebut diharapkan dapat membantu antrean bergerak lebih cepat karena sebagian proses administrasi dilakukan secara mandiri. Petugas dapat memusatkan perhatian pada pemeriksaan data dan kebutuhan pasien yang memerlukan bantuan, sedangkan pasien yang mampu menggunakan perangkat digital dapat menyelesaikan skrining melalui telepon pintarnya.

Meski mengandalkan layanan mandiri, rancangan sistem tetap mempertimbangkan keberagaman kemampuan pengguna. Pasien yang mengalami kesulitan menggunakan perangkat digital tetap dapat memperoleh pendampingan dari petugas. Dengan demikian, penerapan teknologi tidak diarahkan untuk menggantikan pelayanan langsung, tetapi untuk menyediakan pilihan yang lebih praktis tanpa mengabaikan aspek inklusivitas.

Sebelum menyusun rancangan, tim mahasiswa melakukan studi literatur, observasi langsung, dan wawancara mendalam di Puskesmas Kabila. Observasi digunakan untuk memahami urutan pelayanan sejak pasien datang, melakukan pendaftaran, mengisi skrining, hingga memperoleh nomor antrean dan melanjutkan ke layanan berikutnya.

Wawancara dilakukan bersama petugas pendaftaran dan tenaga teknologi informasi puskesmas. Melalui proses tersebut, mahasiswa menggali kebutuhan pengguna, kendala dalam pengelolaan data skrining, keterhubungan dengan sistem ePUS, serta kemungkinan penerapan fitur baru pada lingkungan kerja yang telah berjalan.

Pihak Puskesmas Kabila memberikan dukungan terhadap proses penelitian dengan mengizinkan mahasiswa mengamati pelayanan secara langsung. Puskesmas juga menyatakan kesediaannya menjadi lokasi uji coba prototipe pada tahap penelitian berikutnya. Kolaborasi tersebut penting agar rancangan sistem dapat terus disesuaikan dengan kebutuhan petugas dan kondisi pelayanan yang sebenarnya.

Dalam proses analisis dan perancangan, mahasiswa menggunakan pendekatan Analisis dan Desain Berorientasi Objek (ADBO) dengan pemodelan Unified Modeling Language atau UML. Pendekatan ini membantu tim menyusun cetak biru sistem sebelum memasuki tahap pengembangan perangkat lunak secara penuh.

Empat model utama telah dihasilkan. Use case diagram digunakan untuk menggambarkan hubungan pasien dan petugas dengan fungsi yang tersedia dalam sistem. Model tersebut memperlihatkan aktivitas pasien ketika mengakses formulir skrining serta peran petugas dalam memeriksa dan memvalidasi data.

Activity diagram memetakan alur pelayanan mulai dari pasien melakukan pendaftaran, memindai QR Code, mengisi formulir, hingga memperoleh nomor antrean. Diagram ini membantu tim membandingkan proses yang sedang berjalan dengan sistem usulan serta melihat tahapan yang dapat disederhanakan.

Selanjutnya, sequence diagram digunakan untuk merinci urutan interaksi antara pasien, halaman skrining, basis data, sistem ePUS, dan petugas. Adapun class diagram menggambarkan struktur data serta hubungan antara entitas utama, seperti Pasien, DataSkrining, Petugas, Antrean, dan RekamMedis.