Transformasi digital kini tidak hanya menjadi kebutuhan di lingkungan perkotaan, tetapi juga semakin penting bagi pemerintahan desa dalam meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat. Menjawab kebutuhan tersebut, mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Jurusan Informatika, Fakultas Teknik Universitas Negeri Gorontalo mengembangkan Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Desa Berbasis Web untuk Kantor Desa Dunggala, Kabupaten Bone Bolango.

Pengembangan sistem ini menjadi bagian dari implementasi keilmuan mahasiswa dalam menghadirkan solusi berbasis teknologi informasi yang mampu menjawab kebutuhan nyata masyarakat dan instansi pemerintahan. Melalui sistem yang dikembangkan, berbagai proses administrasi desa yang sebelumnya dilakukan secara manual kini dapat dikelola secara lebih efektif, efisien, dan terstruktur.

Sebelum sistem dikembangkan, sebagian besar layanan administrasi di Desa Dunggala masih dilakukan secara konvensional. Masyarakat harus datang langsung ke kantor desa untuk memperoleh informasi persyaratan, mengajukan layanan administrasi, maupun menanyakan perkembangan proses permohonan yang diajukan. Kondisi tersebut tidak hanya memerlukan waktu yang lebih lama, tetapi juga berpotensi menimbulkan kendala dalam pengelolaan data dan arsip administrasi.

Melihat kebutuhan tersebut, tim mahasiswa menghadirkan sistem pelayanan administrasi desa berbasis web yang memungkinkan masyarakat memperoleh akses layanan secara lebih mudah. Melalui platform digital ini, masyarakat dapat mengakses informasi persyaratan layanan, melakukan pengajuan administrasi secara daring, serta memantau status permohonan yang sedang diproses tanpa harus berulang kali mendatangi kantor desa.

Tidak hanya memberikan kemudahan bagi masyarakat, sistem yang dikembangkan juga mendukung perangkat desa dalam menjalankan tugas administrasi secara lebih modern. Seluruh proses pengelolaan permohonan, verifikasi data, penerbitan dokumen administrasi, hingga pengarsipan dokumen dapat dilakukan melalui satu sistem yang terintegrasi.

Ruang lingkup layanan yang tersedia mencakup pengajuan administrasi desa, pengelolaan dan verifikasi data oleh operator, penerbitan dokumen secara terkomputerisasi, serta penyimpanan arsip digital yang memudahkan proses pencarian dan pengelolaan data. Sistem juga dilengkapi fitur pemantauan status permohonan yang mendukung transparansi pelayanan publik dan memberikan kepastian informasi kepada masyarakat.

Menariknya, pengembangan sistem ini tidak hanya berfokus pada aspek teknis aplikasi, tetapi juga menerapkan pendekatan Information Technology Infrastructure Library (ITIL) sebagai kerangka kerja pengelolaan layanan teknologi informasi. Melalui pendekatan tersebut, mahasiswa menerapkan prinsip-prinsip manajemen layanan mulai dari perencanaan, desain, implementasi, operasional, hingga evaluasi dan pengembangan layanan secara berkelanjutan.

Penerapan framework ITIL menunjukkan bahwa mahasiswa Sistem Informasi UNG tidak hanya dibekali kemampuan membangun aplikasi, tetapi juga memahami bagaimana sebuah layanan teknologi dirancang agar mampu memberikan nilai dan manfaat bagi pengguna secara berkelanjutan.

Melalui implementasi sistem ini, diharapkan kualitas pelayanan administrasi di Desa Dunggala dapat terus meningkat. Proses pelayanan menjadi lebih cepat, pengelolaan data lebih tertata, dan masyarakat memperoleh pengalaman layanan yang lebih baik dibandingkan dengan mekanisme konvensional yang sebelumnya digunakan.